Case: VINNOVA:s Årskonferens

WestreamU har sedan 2013 ramavtal med VINNOVA. Vi producerar all deras webb-tv som med få undantag alltid livesänds. Det handlar om allt från informativa frukostmöten och utlysningsseminarier till som i det här caset deras stora Årskonferens.

Produktionen som beskrivs nedan (efter videospelaren som visar resultatet) är baserat på vårt Large-pake, som utökades med flera tilläggstjänster.

Sammanfattning

Vi sände och spelade in Årskonferensen 2014 med fem kameror, powerpointbilder och videografik. Liveproduktionen sköttes av en bildproducent som via interkom ledde våra tre fotografer och en IMAG-producent (separat kamerabild för scenprojektion). Vi samarbetade med Bambuser (livestreamingleverantör), Svensk Idé (teknisk projektansvar), AV-Poolen (scenografi, bildprojektion, ljud och ljus), Shortcut Media (introduktionsfilm) och Stockholm Waterfront (in-house teknik).

Bakgrund

Westreamu har sedan våren 2013 ett ramavtal med VINNOVA, Sveriges innovationsmyndighet, gällande samtliga deras produktioner av livesänd webbtv och webbtvproduktioner. Varje år genomför dom en större konferens, som den 2 december 2014 samlade drygt 400 personer på Stockholm Waterfront.

I början av hösten 2014 inledde VINNOVAs projektledare Marianne Löfgren konferensplaneringen.  Eftersom vi sänt från 2013 års konferens var vi insatta i grundupplägget.

Inledningsfilmen

Nytt för i år var att VINNOVA ville inleda konferensen med en kort film.  Av budgetskäl var det viktigt med en effektiv produktion till låg kostnad. Det fanns tex ingen ekonomisk möjlighet att skicka inspelningsteam runt om i landet. Det fanns också önskemål om att eventuellt intervjufilma under konferensdagens förmiddag.

Filmen skulle sätta årets tema i sitt sammanhang och ett antal nyckelpersoner skulle uttala sig om några frågor. VINNOVAs idé var att dessa personer skulle filma sig själva, tex med mobiltelefon, och på något sätt skicka in filmen.

Vi tog fram en webbaserad lösning som erbjöd såväl skyddad uppladdning av film som möjlighet för VINNOVA att se intervjuerna och välja vilka delar som skulle ingå i filmen. Vid ett tillfälle under hösten befann sig flera intervjupersoner på en annan konferens i Stockholm. Vår fotograf fick då i uppdrag att filma dessa på plats. I slutet av november beslöt VINNOVA att inte intervjufilma på själva konferensdagen.

Inledningsfilmen skulle innehålla fakta, statstik, animationer, speaker och på ett smart sätt hantera att flera av intervjufilmerna inte var av bästa bildkvalitet. Vi bad därför vår samarbetspartner Shortcut media AB, som är experter på efterbearbetning och grafik till TV, att producera den filmen. Den döptes till Sverige i Global konferens och finns publicerad på YouTube.

Offert och planering

I början av oktober offererade vi livesändning och filmproduktion till VINNOVA. I samband med detta bokade vår producent all personal som behövdes.

Vårt uppdrag var att som tidigare år livesända och spela in en flerkameraproduktion samt att även leverera kamerabild på talaren/publiken för scenprojektion. En utmaning var att kunna mixa in “twitterbordet”, där VINNOVA-personal kommenterar flödet i sociala medier. En annan att i pauser visa twitterflödet och en klocka som räknar ner till nästa programpunkt.

Ett nytt inslag denna gång var ett pass med publikkommentarer. Deltagarna skulle sitta vid runda bord. Under passet skulle VINNOVA gå runt bland borden för att be om uttalanden som skulle visas live i sändning och på scenprojektorn.

En konferens av det här slaget är komplicerad med mycket teknik och personal i olika roller. Viktigt att poängtera är att produktionen primärt är för deltagare på plats. Det är alltså inte frågan om en regelrätt TV-produktion med anpassad ljussättning, repetition för kameravinklar, eller tidshållning för tittarna. Men, som livesändningsproducent ska vi naturligtvis i samråd med övriga inblandade diskutera våra förutsättningar, behov och önskemål.

Tidigt i processen, och löpande, stämde vi av med tekniskt ansvarige Håkan Harrysson (Svensk Idé) och Christer Rising (AV-poolen) som ansvarade för scenografi, projektion, ljud och ljus. Från AV-poolens teknikbord fick vi färdigmixat ljud och bildsignal för powerpointbilder och liknande. Till dem levererade vi bildsignal för den kamera som vid varje tillfälle skulle visa bild på talare/publik (IMAG). För detta hade vi en separat bildmixer.

Via kontakt med ansvariga kommunikatörer och projektledare hos VINNOVA samt moderatorn Mia Odabas stämde vi löpande av programmets innehåll och talarinformation. Produktionen skulle använda VINNOVAs befintliga videografik.

I vanlig ordning tog vi också fram underlag till namnskyltar samt publicerade en trailerskylt på VINNOVAs livesändningskanal (Bambuser). Publicering av embedkod och annonserings på VINNOVAs webbplats sköttes av deras webbkoordinator Alf Kronvall. Alf hanterade också twitterflödet före, under och efter konferensen.

Ett par veckor innan, i samband med en annan produktion på Stockholm Waterfront, passade vi på att med deras tekniker stämma av några detaljer. Bland annat testade vi att våra nya kameror fungerade bra med kongresshallens projektorer. Att Waterfronts internetkoppling skulle fungera bra visste vi sedan tidigare.

En vecka innan konferensen blev vi kontaktade av ESBRI som undrade om möjligheten att snabbt få en redigerad film från det planerade prisutdelningsinslaget. De ville också få in lite extra grafik som inte skulle vara med i själva sändningen. Vi lovade att göra vårt bästa, även om all vår tillgängliga personal för tillfället var uppbokad.

Genomförande

Kvällen innan installerade och provkörde vår projektledare och producent all utrustning. Vi riggade för två rörliga kameror med varsin fotograf, en trådlös kamera på hjulmonterad jib (kamerarm) med fotograf och två fasta kameror för överblick. Vi spelade också in en kort time-laps film som visar hur bygget gick till.

Rigging for VINNOVA at Stockholm Waterfront from WestreamU on Vimeo.

På konferensdagens morgon samlades all vår personal på plats en dryg timme innan sändning. Tillsammans med de andra produktionsbolagen, VINNOVA och moderator gick de igenom körschemat och testkörde all teknik. Nu när scenljuset var på plats gjordes också en färgbalansering i alla kameror.

Vår bildproducent mixade kamerabild, powerpointbild, sändningsljud och grafik, sände den enkoderade strömmen och spelade in produktionen. IMAG-producenten satt vid vårt produktionsbord och valde kamerabilder för scenproduktionen. Bildproducenten kommunicerade med fotograferna via interkom för att dirigera kameravinklar och utsnitt samt stämma av fokus och ljusförstärkning. Det senare en extra utmaning eftersom scenljuset som sagt inte var optimerat för kameraupptagning.

Efterproduktion

Direkt efter konferensens slut tog vår personal säkerhetskopior på det inspelade materialet och monterade ner vår utrustning. Efter en dryg halvtimme lämnade de lokalen. Enligt vår kvalitetsmetod backade producenten också upp allt material på separat hårddisk för arkivbruk.

Senare samma kväll producerade och levererade vi den film som ESBRI beställt. Vi klippte in en ny startsekvens som innehöll önskad grafik och passade på att åtgärda ett par småmissar som alltid uppstår i livesändningssammanhang.

Eftersom det inte var speciellt bråttom med det övriga efterarbetet delade vi först efter ett par dagar upp våra inspelningar i nio filmer/kapitel, ett för varje konferenspass. Vi redigerade samtidigt in VINNOVAs startvinjett och laddade direkt upp alla filmer till deras YouTube-kanal. Efter ytterligare några dagar publicerade VINNOVAs webbkoordinator filmerna som spellistor och redigerade en webbsida med kapitelindelning.

Vår projektledare, bildproducenten och fotograferna har efteråt tittat på inspelningarna, diskuterat processen och resultatet. Allt för att enligt vår kvalitetsmetod samla lärdomar och vid behov genom redigering rätta misstag. Det sistnämnda ansågs inte vara nödvändigt.

Filmerna finns publicerad på VINNOVAs YouTube-kanal som en spellista.