Råd till mötesarrangören som vill livesända

Härligt! Du är alltså intresserad av att få ut mer av ett seminarium, en konferens eller en annan form av event genom att livesända det. Då kan ju många fler både se och höra mötet, inte bara när det äger rum utan också efteråt. Nu gäller det att gå från idé till handling.

Innan vi kommer in på själva råden, så kan du kolla på den här videon hur det ser ut från WestreamUs sida av saken:

Råden som följer skall underlätta för alla, såväl för våra uppdragsgivare som för oss som skall producera livesändningen. Naturligtvis är det vårt ansvar att ta reda på alla uppgifter vi behöver inför en livesändning. Liksom att planera så att allt som har att göra med själva livesändningen och videodokumentationen fungerar. Allt detta går självklart snabbare och effektivare om vi tidigt får den information vi behöver.

Kort om det viktigaste

Självklart är en internetuppkoppling nödvändig. Vi behöver ett fast uttag med port 1935 öppen för TCP, en dedikerad bandbredd uppströms på minst 3 Mbit/s (gärna 10 eller mer) och DHCP-tilldelade IP-nummer fungerar utmärkt. I nödfall kan vi använda befintlig WiFi, alternativt ta med 3/4G router.

Ljudet är näst viktigast. Det måste finnas mikrofoner (headset och/eller handmikar) och ljudmixer för mikrofoner och eventuellt ljud från filminslag etc. Om det finns en befintlig ljudanläggning måste den ha en ljudutgång så att vi kan “tappa” ljudet in i livesändningen.

Bra ljus är också viktigt, speciellt på dom som talar. Dagens kameror har ganska god upptagningsförmåga även i dålig belysning. Men ju mer ljus på scen/talare, desto bättre bild får man. Vill du att publiken skall synas på bild får det inte vara alltför mörkt i lokalen.

Du måste också tänka på var livesändningen skall visas (tex bäddas in på en hemsida), och var du eventuellt efteråt vill publicera inspelningen.

Dina förkunskaper

Vi förutsätter att du är hyfsat van vid att organisera seminarier, konferenser och liknande event. Och du har säkert inte ambitionen att bli en fullfjädrad producent av livesända TV-evenemang. Så egentligen behöver du i första hand bara förhålla dig till råden vi beskriver på den här sidan.

Tittartänk

Tänk på tittarna. Vår erfarenhet är att många mötesarrangörer är så fokuserade på att få det fysiska mötet till stånd att dom glömmer livetittarna. Självklart gäller det att boka en lokal, fixa talare och spika ett program så att man kan skicka ut inbjudningarna i god tid. Ingen går ju på en konferens som dom inte vet om, eller får reda på för sent.

I och för sig är det enklare för en person att börja titta på en livesändning precis när dom får höra talas om den. Men det blir garanterat fler tittare ju tidigare man kan marknadsföra livesändningen. Och då gäller det att så fort som möjligt säkerställa att det blir sändning av, och var man kan titta.

En del arrangörer tänker att om man kan se live, då kommer ingen till själva eventet. Full respekt för den tankegången. Fråga dig själv varför du skall ha ett fysiskt möte (”köttmöte”) över huvud taget. Svaret hjälper dig att bestämma hur tidigt/sent du vill börja marknadsföra livesändningen. Får du till ett riktigt bra köttmöte, med många livetittare, då är chansen riktigt stor att just livesändningen lockar ännu fler nästa gång.

Nyttig överkurs

Om du vill förbereda dig extra noga kan du kika på:

 

Planeringsarbetet

En vanlig fråga vi ofta får är typ:

”Hej, vi vill livesända ett arrangemang den [datum]. Kan jag få en offert?”

Vad svarar man på det? Det är skillnad på en timmes seminarium för 20 personer på ett kontor i Örebro och en heldagskonferens med 600 deltagare på Stockholm Waterfront ;)

Det är flera saker som påverkar kostnaden och allt är naturligtvis kopplat till vad du vill uppnå och din budget. Nedan går vi igenom dom viktigaste faktorerna, till exempel ambitionsnivån, om det är flera parallella spår och hur det hela skall publiceras/livesändas.

Förbered talare och publik

Alla på plats måste vara införstådda med att mötet spelas in på video och sänds live. Kontrollera i god tid att det är OK med samtliga talare. Förutom att de skall vara beredda, kan det finnas upphovsrättsliga hinder. Även de närvarande skall informeras. Vanligast är att värd/moderator inleder mötet med att informera om att inspelning och livesändning sker.

Alltså, låt oss börja med några basfakta. Enklast i form av en liten checklista, där dom nio första punkterna behöver klaras av innan man kan få en rättvis uppskattning av kostnaden. Notera, med tanke på din planering, att dom sju första punkterna innebär inget merjobb. Dom är nödvändiga i sig, oavsett om du livesänder eller ej.

  1. Eventets namn
  2. Datum och klockslag
  3. Plats
  4. Kontaktuppgifter arrangör
  5. Kontaktuppgifter mötesanläggning
  6. Lokal- och scenplanering
  7. Mötets agenda
  8. Ambitionsnivå
  9. Förväntat antal tittare
  10. Webbpublicering
  11. Tittarinteraktivitet
  12. Sändningsgrafik
  13. Efterproduktion

 

Eventets namn

Naturligtvis har eventets namn inte ett dugg med kostnaden att göra. Men vi börjar med den punkten för att vi skall veta vilket möte vi pratar om. I de fall frågan om offert även innehåller ett namn på eventet kan vi ofta googla fram en hel del av dom andra punkterna på checklistan. Dessutom har många av dom som är aktiva i planeringen andra arrangemang samma dag. Då räcker det inte med ett datum.

Alltså gäller det att få klart för oss alla vad eventet heter, tex ”Frukostseminarium med Kim Yamen om tidplanering”. Och gärna en kort kärnfull ordkombination som man kan använda i rubrik på mejl och som en del i namnet på olika dokument, tex ”Yamen tidplanering”.

Datum och klockslag

Självklart funkar det i början med vaga uppgifter som ”sista veckan i maj” och ”förmiddag”. Men ju fortare faktiskt datum och exakta klockslag är klargjorda, ju tidigare kan planeringen och därmed kostnaden fastställas.

Plats

Var mötet tar plats påverkar alltifrån möjligheterna (lokalens storlek och utrustning) till kostnaden (tex transporter, resor och extra teknikbehov). Av den anledningen behöver vi så fort som möjligt veta på vilket kontor eller mötesanläggning som eventet skall äga rum. Helst då också namnet på själva möteslokalen.

Kontaktuppgifter arrangör

Naturligtvis är det många inblandade i planeringen. För oss är det bra att veta vem som blir vår huvudsakliga kontaktperson hos den uppdragsgivare som arrangerar mötet. Men även kontaktuppgifter till andra inblandade som vi kan behöva samverka med är naturligtvis värdefulla. Speciellt om vi skall arbeta tillsammans med en eventproducent som kanske står för övrigt ljud, ljus och bild.

Alltså namn, mejladress, telefon- och framförallt mobiltelefonnummer till aktuell/a arrangör/er. Mobilnumret behöver vi för SMS, som är en superbra kanal för snabba frågor. Speciellt under livesändningen om vi blixtsnabbt behöver utväxla information utan störande prat.

Kontaktuppgifter mötesanläggning

Får vi bara reda på vem vi skall kontakta på mötesanläggningen så kan vi lätt klara ut många tekniska frågor direkt med dom, se vidare avsnittet ”Det teknikstilta” nedan. Om du redan beställt teknik så får du gärna informera oss om det. Annars, fråga oss gärna om råd ifall du behöver hjälp med den saken

Lokal- och scenplanering

Platsen är vid det här laget given, men sen är det frågan om antalet deltagare, sittning och scenografi. Hur många som skall vara med på plats, tillsammans med möteslokalens storlek och möblering, ger oss en fingervisning om lämpliga kamerapositioner och placering av vårt produktionsbord.

Normalt använder vi två till tre kameror och ställer upp vår sändningsutrustning på ett litet bord på lämplig plats bakom publiken.

waterfront_prod_2014-02-13Om publiken förväntas vara stående behöver vi absolut veta det i god tid så vi kan säkerställa att våra kameror kan placeras tillräckligt högt för att kunna filma scenen.

Samma sak gäller om scenografin är tänkt så att aktörerna där framme är lågt placerade. Till exempel om dom skall sitta i fåtöljer eller bakom bord. I dessa fall är det en fördel för alla, inte minst publiken, om scenen är höjd med podier eller liknande.

clarion_stage_2014-01-30Scenens sidor och fond (den del av dekoren som täcker bakväggen) kan vara bra att bildmässigt fundera lite extra på. Det är bra om man kan undvika en rörig fond. En helt svart fond kan vara utmärkt, givet att ljussättningen är sådan att scenens aktörer och rekvisita syns ordentligt. Många arrangörer ställer gärna upp rollups med diverse budskap. Placera dom då gärna i scenens utkant. Om det måste stå en rollup bakom en talare/talarstol, fundera då på hur snyggt det blir i en tät (närbild) kamera. Risken är att rollupens budskap stjäl uppmärksamhet, eller att dess kant stör bildutsnittet.

I de fall talare skall prata till projicerade bilder uppskattar vi att få veta om talarna då kommer stå till höger, vänster eller under projektionsduken. Det senare bör undvikas om duken hänger ned så pass lågt att den är i höjd med talaren. Grundregeln är alltid minst ett par decimeter mellan talare och duk.

waterfront_stage_2014-02-13Apropå talare, och andra aktörer på scen. Vissa klädval gör sig mindre bra på film/video, något som har med videotekniken att göra. Bäst är att undvika kläder som är knallröda , helt svarta eller vita, småmönstrade eller smalt linjerade. Stora örhängen kan ibland störa såväl uppmärksamheten som headmikes (se ljudavsnittet nedan).

En annan planeringsdetalj gäller paneldiskussioner. Om sådana är aktuella underlättas vårt arbete av att veta när paneldiskussionerna sker och hur dom arrangeras på scenen.

Mötets agenda

När det gäller själva innehållet på mötet finns det några saker som är extra viktiga när det gäller livesändningen.

Namnskyltar

För det första behöver vi namn och titel/beskrivning på talarna, moderator och andra som så att säga är aktörer på scen. Normalt tar vi i förväg fram namnskyltar som presenterar och identifierar dessa aktörer.

Pauser

En annan sak gäller eventuella pauser. Vi behöver då veta vad du vill skall sändas under pauser och längre uppehåll, exempelvis för lunch. Enklast är att vi lägger ut en pausskylt. Men vi kan i stället sända förinspelade inslag, eller till och med ”expertkommentarer” från medverkande.

Gruppdiskussioner

Den tredje saken handlar om eventuella gruppdiskussioner eller workshops. Det är ju inte så givande att titta på grupper som diskuterar internt under en halvtimme. Plus att den delen av mötet kanske är av mer intern karaktär. Alltså måste vi i förväg veta om hur den typen av inslag skall hanteras under livesändningen. Ett fint upplägg är att någon går runt och intervjuar grupperna, för att på så sätt både underhålla tittarnas intresse och dokumentera diskussionerna.

Parallella spår

Ibland förekommer det att en konferens varvar mellan gemensamma föreläsningar (plenum) och parallella sessioner. Även här måste du klargöra din önskemål vad gäller livesändningen. Ibland har våra kunder valt att sända flera kanaler samtidigt, en från varje sessionsrum, under de parallella spåren.

Ju fler parallella spår som vi skall producera video ifrån, ju mer stiger kostnaden. Skall alla spår vara flerkameraproduktioner, eller räcker det med en kamera på vissa spår. Kan du lägga dom spår som skall videoproduceras i samma lokal? Annars kostar det lite att flytta vår utrustning, vilket dessutom kräver tid.

Ambitionsnivå

Du kanske redan från början har en klar uppfattning om ambitionsnivån på livesändningen. Sådant som gäller önskad bildkvalitet, grafisk utformning, antal kameror, tittarinteraktion, efterbearbetning och så vidare. I så fall är det bara att berätta för oss. Kika gärna på våra seminarie-/eventpaket som jämför olika upplägg och vad dom kostar.

Är du i stället osäker på vad du behöver så ger vi dig under planeringens gång ett eller flera förslag på lämpligt upplägg och vad det kostar. Tveka inte att fråga, dra ifrån, eller lägga till. Vårt mål är att du, din organisation och tittarna skall få bästa möjliga resultat utifrån budget och situation.

Förväntat antal tittare

Vi kan med vår utrustning sända till hur många tittare som helst. Men i de fall vår uppdragsgivare inte har en etablerad sändningslösning (streamingtjänst) behöver vi få hum om hur många som förväntas titta live. Antalet tittare och hur länge dom ser på sändningen påverkar nämligen sändningskostnaden.

Webbpublicering

Sändningen måste ju visas någonstans. Vanligast är att vi ger dig som arrangör en så kallad ”inbäddningskod” (eng. embed code) att publicera på er webbplats och/eller andra webbsidor. Den koden innehåller en ”livespelare”, ungefär som motsvarande kod från YouTube och andra videotjänster innehåller en videospelare. Med få undantag fungerar livespelaren för olika plattformar, inklusive webbläsare i persondatorer, smartphones och surfplatter.

Sen är det frågan om du vill göra en publik sändning som är gratis för tittarna, eller om du tänker dig lösenordsskydd eller en dold internsändning på intranätet. Det finns också olika möjligheter att ta betalt av tittarna.

Vi förbereder livespelaren genom att i förväg publicera en trailerskylt/video som visas fram till sändningen startar. Då övergår spelaren till att visa vår utsändning. Om ndu inte önskar annat fortsätter sändningen vara live tills mötet avslutats. Naturligtvis kan vi bryta sändningen, alternativt lägga ut en stillbild, om du som arrangerar mötet inte vill sända under hela eventet.

I och med att du får inbäddningskoden är den, om vi inte meddelar annat, färdig för publicering. Testa gärna så fort som möjligt att inbäddningskoden går att publicera på de webbsidor där du vill ha den. Lämpligen får även vi reda på webbadressen till sändningssidan så att vi kan kontrollera att det hela fungerar.

Tittarinteraktivitet

Vad vill du erbjuda tittarna för möjligheter att interagera med det fysiska mötet och andra tittare? Några vanliga lättanvända lösningar är webbchatt, hashtagg på twitter och möjlighet att mejla in kommentarer. Utöver dessa finns en uppsjö av mer avancerade tjänster för omröstning via alltifrån SMS till appar i smartphones. Liksom möjligheten att i sändningen mixa in tittare via Skype, Lync, Google Hangouts och andra videokonferenstjänster.

Vi kan naturligtvis i själva livesändningen stödja den tittarinteraktivitet du önskar. Bara vi får reda på hur du tänker/vill gå till väga.

Räkna dessutom med att allt fler livetittare interagerar i olika sociala medier oavsett om du planerat det eller ej. Du bör därför i god tid avgöra om någon i din organisation skall bevaka/delta i konversationerna som sker på nätet.

Tänk på tittarna igen. Lika självklart som att någon på scen svarar på en fråga från någon av de fysiskt närvarande, skall det väl vara att någon svarar på en fråga från livetittarna. Eller hur?

Sändningsgrafik

Om din organisation inte redan har videografik som passar livesändningar så hjälper vi till med att ta fram det. Då behöver vi er grafiska profil/manual, logotyp (frilagd, tex psd) och gärna typsnittsfiler. Vi utformar ett förslag som du och din kommunikationschef/direktör får kommentera och godkänna. Mer om hur det går till kan du se på http://westreamu.se/kunder/case-livegrafik-at-solna-stad.

Efterproduktion

Vi spelar alltid in allt vi sänder i en eller flera datafiler. Du kan få inspelningen direkt efteråt på hårddisk/usb-sticka eller så skickar vi över materialet via internet. Som regel behöver man alltid klippa bort lite ”slask” i början och slutet, eftersom vi sätter igång inspelningen lite före eventet börjar och fortsätter en kort stund efter avslutningen.

Beroende på mötets längd och innehåll kan det vara lämpligt att klippa upp inspelningen i kortare avsnitt innan de publiceras på intranätet eller webben. Vi hjälper gärna till med detta, inklusive uppladdning till önskad videotjänst. Eller så fixar du det själv, se http://westreamu.se/2012/11/27/hur-du-publicerar-avsnitt-fran-en-livesandning-pa-youtube.

Vad kan gå fel?

Det vanligaste ”felet”, som i sig är ovanligt, är att tittaren inte får igång sändningen, eller så hackar den. Då handlar det som regel om problem med tittarens internetuppkoppling (dålig bandbredd, brandvägg) och/eller plattform. Vi har som rutin att själva vid start kontrollera att livesändningen verkligen är live. Det tittaren själv kan göra är att försöka byta internetuppkoppling, webbläsare eller plattform. Och om inte annat kanske trösta sig med att din organisation efter sändningen publicerar allt som spelats in.

I övrigt kan allt gå fel. Under åren vi livesänt har massor gått fel. Och vi har därigenom lärt oss förhindra och hantera alla möjliga problem. Men majoriteten av alla missöden har varit småsaker som en dålig bildväxling; fel eller skakig kamera i bild några sekunder; lite störningar i ljudet; enstaka problem med dålig internetuppkoppling och liknande. Det mesta har trasslet har vi löst innan vi gått live, ibland under dom sista minuterna. Om vi någon gång helt misslyckats att få igång en livesändning – då har jag i så fall förträngt det.

Det finns en speciell typ av fel, som vanligen mest stör oss som producerar livesändningen. Det är när vår uppdragsgivare glömmer meddela oss små detaljer (ironi) som lokalbyten, nytillkomna talare och ändringar i schemat. Vi brukar fixa till det ändå, men det tär på teamet ;)

Det som trots noggranna förberedelser och tester kan störa slutresultatet är framförallt kopplat till ljudet samt internetuppkopplingen, vilket vi nu kommer till.

Det teknikstilta

Tekniken som behövs före, under och efter en livesändning är ganska enkel – om man kan den. Du behöver naturligtvis inte kunna allt, men en del grundläggande saker bör du åtminstone känna till.

Ljudet

Tro det eller ej, men ljudet är faktiskt viktigast på en livesändning/videoinspelning. Inte minst därför är det en av dom saker som även du som arrangör måste tänka lite extra på. Vi stämmer naturligtvis av med dig och mötesanläggningen att ljudtekniken är på plats och fungerar. Utöver det är det bra om du hjälper till så att medverkande talare och publik förstår vikten av att använda mikrofonerna rätt.

Mikrofoner till talarna

Det finns tre typer av mikrofoner som används till moderator, talare och paneldeltagare. För alla gäller att de medverkande förstår lite av grunderna i mikrofonteknik. Vi hjälper gärna till på plats med instruktioner och placering. Helst i god tid innan allt går live.

Trådlösa myggor/headmikes har alltid en liten separat sändare. Ofta, men inte alltid, finns det en”mute”-knapp där talaren själv kan slå av/på mikrofonen om det inte finns en ljudtekniker som sköter mikrofonreglagen. En del automatiska ljudanläggningar har så kallad ”low cut” som automatiskt slår av mikrofonen när talaren är tyst. Sändaren kan som regel fästas i byxlinningen eller placeras i en ficka. För dem som bär klänning finns alternativen att fästa sändaren bak i BH-bandet (snyggast) eller hängas i nacklinningen (kan vara lite obekvämt). Försök också dölja sladden mellan mikrofonen och sändaren bakom talarens kläder. Förutom att det blir snyggare minskar också risken att sladden fastnar i något.

Myggor/slipsmikrofoner skall placeras högt och mitt på bröstet, riktade mot munnen. Sitter micken snett, eller på sidan, så varierar ljudnivån onödigt mycket när talaren vrider huvudet.

Headmikes hängs på ena eller båda öronen. Ett, tyvärr vanligt misstag, är att headmiken hängs på upp och ner. Bygelns öppna ände skall vara nedåt, och mikrofonbommen peka snett ner. Mikrofonen justeras så att den kommer nära mungipan och definitivt inte framför läpparna eller nära näsan. Annars uppstår störande puffljud (tex när man säger ord med ”p”) och blåsljud (tex när man andas genom näsan). Dessutom ser det illa ut med en mik som hänger och svajar en bit utanför kinden. Om sladden till headmiken dras på ryggen bör bäraren tänka på att sladden sitter kvar på sin plats när denne lutar sig mot stolsryggen. Om talaren har örhängen skall man kontrollera att dessa inte dinglar i headmikens bygel.

Podiemikrofoner/svanhalsmikrofoner står som regel på ett bord. De tar upp ljudet rakt framifrån och talaren bör hålla sig mellan cirka 20 centimeter och 1 meter från mikrofonhuvudet.

Handmikrofoner skall hållas nära munnen, typ precis framför eller några centimeter ifrån. Ett vanligt misstag är att talaren omedvetet glömmer detta. Eller i värsta fall börjar vifta med den som en slags pekpinne. Då hörs absolut ingenting. Handmikrofonen skall hållas mitt på skaftet, eftersom sändaren sitter längst ned och störs om den täcks av handen.

Mikrofoner till publiken

Med få undantag används trådlösa handmikrofoner till publiken. Ibland vill någon ställa en fråga och hävdar att dom hörs nog utan mikrofon. Det gör dom definitivt inte under en livesändning eller videoinspelning. Om någon i publiken frågar/kommenterar utan mikrofon bör någon på scenen repetera det sagda i en mikrofon.

Ibland händer det att myggor/headmikes används ”löst”, till exempel delas ut till en deltagare som vill ställa en fråga. Då måste mikrofonen hållas vid sidan av munnen, inte framför. Annars blir det störande puffljud och för hög ljudnivå.

Ljuset

Dagens kameror har som regel ganska god upptagningsförmåga även i dålig belysning. Men ju mer ljus på objektet, desto bättre bild. Vid traditionella TV-produktioner ljussätter man därför alltid scenen med starka lampor.

Förutom att extralampor är utrymmeskrävande, innebär en merkostnad och tar tid att rigga, upplever många talare motljuset som störande. Vid många livesändningar av seminarier och konferenser får det därför räcka med att slå på all belysning som finns. Och att hitta en bra balans mellan att belysa scenen/talarna och se till att eventuell bildprojektion syns.

Även ljus på publiken är viktigt, inte minst för att en mörk rumsbelysning gör deltagarna trötta. Vill du att publiken skall synas i sändningen, tex vid frågestunder, måste även rummet ha god belysning.

Internet

Utan internetuppkoppling blir det ingen livesändning. Vi behöver ett fast uttag med port 1935 öppen för TCP (port 80 för Facebook), en dedikerad bandbredd uppströms på 3 Mbit/s (gärna 10 eller mer) och DHCP-tilldelade IP-nummer fungerar utmärkt. Helst vill vi slippa logga in för internetåtkomst. I nödfall kan vi använda befintlig WiFi alternativt ta med 3/4G router. Men då ökar risken för sämre sändningskvalitet. Mer detaljerad info finns på http://westreamu.se/teknologi/#internet.

UPPDATERINGAR
2014-03-21 En första betaversion är publicerad. Kommentera gärna med dina synpunkter/frågor.
2014-03-25 Lite småkompletteringar om klädsel och scenografi.
2014-04-15 Kompletterade med illustrqationer (bilder och video).
2014-05-21 Lade till “Kort om det viktigaste”
2015-04-01 Ett mindre förtydligande i inledningen av “Planeringsarbetet”