Kvalitetssäkrad arbetsmetod

För att säkerställa kvalitet och effektivitet i alla produktioner arbetar Westreamu efter en noggrant utprövad arbetsmetod. Metoden, som kompletteras med checklistor och planeringsdokument, är uppdelad i fem delar:

    1. Uppdragsspecificiering
    2. Förproduktion
    3. Liveproduktion/inspelning
    4. Efterproduktion/distribution
    5. Uppföljning

 

För varje uppdrag ansvarar en projektledare för att arbetsmetoden följs och att alla nödvändiga resurser planeras och säkerställs. I mindre uppdrag är projektledaren också den som utför hela eller delar av arbetsinsatserna för själva produktionen.

Leveranssäkerhet

WestreamU strävar efter att alltid ha flera personer tillgängliga som kan utföra andras uppdrag. Om till exempel bildproducenten drabbas av sjukdom, kan någon annan ta över den rollen. Alternativt kan vi hyra in kompetens genom goda relationer med branschkollegor och ett brett kontaktnät med frilansare. Undantag är när uppdragsgivaren beställt en enmannaproduktion, och personförlusten uppstår strax innan, eller under, sändning.

Vid oplanerad personalbrist (pga sjukdomsfall, olycka, etc) prioriteras uppdragsgivarna i bokningsordning. Bokar vi upp all normalt tillgänglig personal under en period ska den sista uppdragsgivaren innan beställning bli informerad om risken bli nedprioriterad om vi inte lyckas engagera reservpersonal.

På motsvarande sätt har vi i vårt lager flera exemplar av all utrustning (produktionsmixer, kameror, scalers, etc). Om uppdragsgivaren behöver denna reserkvapacitet på plats under direktsändning måste den dock bokas separat.

Informationssäkerhet

För att effektivisera samordningen, och förhindra eventuella problem vid bortfall av personal eller administrativ IT-utrustning, delas och lagras all nödvändig information i utvalda molntjänster. All denna information är tillgänglig för Westreamus medarbetare. Undantag görs för sekretessbelagd eller extra känslig information (som tex vissa lösenord). En del information är vid behov också via elektriska molntjänster åtkomlig för uppdragsgivaren och eventuella underleverantörer.

Westreamus personal, samarbetspartners och underleverantörer följer lag och sedvänja vad gäller sekretess, tystnadsplikt och datalagring. Om inget annat överenskommits med uppdragsgivaren har Westreamus personal ingen särskild säkerhetsklass.

1. Uppdragsspecificiering

Under uppdragsspecificieringen sammanställs mål, erforderliga resurser, överenskomna kostnader och övriga villkor.

Tillsammans med uppdragsgivaren klargör vi först dennes behov, målsättning och uppskattat värde av en livesändning/videodokumentation. I samband med detta gör vi också en översiktlig inventering av uppdragsgivarens tidigare erfarenhet av videoproduktion, livesändningar samt närvaro på webben och i sociala medier. Eventuellt samarbete med sponsorer avgörs också i detta skede. Tillsammans utgör detta grunden för beslut av produktionens kvalité, arbetsfördelningen mellan parterna samt resursbehov för teknik och personal.

I denna del av arbetsprocessen ingår också att tillsammans med uppdragsgivaren klargöra rättighetsfrågor. Dessa omfattar upphovs-, användnings- och kopieringsrätten till det innehåll som förmedlas i sändningen och de videofilmer som kan komma att publiceras efteråt. Exempel är föreläsarnas framställningar, fotografier, ljud och musik samt videoklipp. Våra tjänster bygger på att uppdragsgivaren alltid ansvarar för att det material vi sänder och publicerar sker inom gällande lagstiftning, inklusive rätten till alla verk som förmedlas.

Uppdragsspecifikationen utgör sedan hela, eller delar av, den offert eller det avtal som uppdragsgivaren accepterar.

2. Förproduktion

I och med att uppdraget bekräftats kontaktar vi de praktiskt ansvariga för evenemanget och våra eventuella samarbetspartner. Detta för att säkerställa sändningarnas estetiska och tekniska utförande.

I grova drag arbetar vi utifrån en checklista med följande punkter:

    • Allmän information (eventets namn, tider, medverkande)
    • Webbnärvaron (webbadresser, social medier, hashtagg, etc)
    • Arrangemangsplanerare (kontaktpersoner och roller)
    • Lokalen (befintlig teknik, möblering, teknikplacering)
    • Förväntad nätpublik (antal, interaktion)
    • Eventuell chattlösning (plattform, moderatorer)
    • Streamingleverantör
    • Grafisk form (material, manualer, godkännande)
    • Marknadsföring (före, under, efter)
    • Kameralösning (antal, kvalitet)
    • Ljudanläggning (mixerlösning, mikrofoner)
    • Internetuppkoppling (lösning, hastighet, reserver)
    • Transporter (sätt och tider för leverans, riggning och rivning)
    • Förproducerat innehåll (videografik, vinjetter, reportage, musik)
    • Tillgänglighet (eventuell textning, teckenspråk, syntolkning)
    • Publicering (webbplatsintegration, arkiv/ondemand, leveransteknik)

 

Vår erfarenhet är att några delar är extra kritiska för en god måluppfyllelse. Därför lägger vi alltid extra vikt vid följande saker.

Snabb annonsering av livesändningen. Om man vill bereda möjlighet för folk att titta live, då måste dom i god tid veta var och när. I dessa fall börjar vi med att snabbt säkerställa hur sändningen skall streamas och var man kan titta. Beroende på uppdragets art skapar vi också en bild/trailer som visas fram till själva livetillfället och levererar embedkod.

Lokalens ljudanläggning och internetuppkoppling. Vår ambition är att alltid att besöka lokalen innan sändningstillfället för att provköra ljud och internetuppkoppling. Detta för att ha möjlighet att förbereda alternativ och reserver. Samtidigt underlättas planeringen vad gäller möblering, riggning och transporter.

Videografikens utformning. Vi vill alltid skapa snygga produktioner som identifierar avsändaren och rimmar med dennes grafiska profil. För detta behövs videografik (stationsid, namnskyltar, bakgrundbilder, etc). Livesändningen innebär för många uppdragsgivare att frågan om videografik väcks för första gången. Vi hjälper därför vid behov till att ta fram videografik och strävar efter godkännande från den som ansvarar för uppdragsgivarens grafiska profil.

Efterarbetet planeras innan. Ofta vill uppdragsgivaren att sändningen/inspelningen finns att se så fort som möjligt efteråt. Det innebär som regel tidsbrist, samt ibland att vi måste kunna agera på egen hand. Det gäller då att innan ha bestämt var och hur videofilerna skall publiceras.

3. Liveproduktion/inspelning

Senast samma dag som respektive sändning skall ske installerar vi i god tid vi vår utrustning och provsänder för att kontrollera att alla delar fungerar. I görligaste mån ser vi till att ha reserver för kameror, mikrofoner, datorer och internetuppkoppling i fall något går sönder.

Så fort som möjligt stämmer vi också på plats av med uppdragsgivaren/arrangören/moderatorn vad gäller liveproduktionen. Det handlar dels om en slutgiltig kontroll av deras behov och önskemål. Dels det som är viktigt för att vår insats skall bli så bra som möjligt. Samtidigt gäller det att inte störa arrangemanget och de iblandade med vår närvaro.

Under sändningen mixar Westreamus personal sedan på plats olika bildkällor (flera kameror för scen och publik samt powerpointbilder och liknande), ljud och eventuella tillgänglighetsdelar (som livetextning, teckenspråk och syntolkning). Resultatet sänds på internet via vald streamingleverantör till av arrangören vald/a webbsida/or.

Efter överenskommelse startar vi sändningen något före eller precis vid eventets start. Eventuellt görs avbrott i sändningen under pauser. Om uppdragsgivaren vill ha en officiell chatt modereras den (av uppdragsgivarens personal) och i förekommande fall tar vi gärna in lämpliga delar av chatten i själva sändningen. Det kan ske såväl muntligen som genom att klippa in material från chatten in i själva livesändningen.

När sändningen är avslutad säkerställer vi först att våra eventuella inspelningar fungerat och säkerhetskopieras. Därefter monterar vi snarast möjligt ned vår utrusning och lämnar lokalen. I de fall att vi flyttat eller ändrat något av lokalens teknik/inställningar återställer vi dessa. Om det senare inte är möjligt skall lokalansvarig meddelas om vad vi ändrat.

4. Efterproduktion/distribution

Vi strävar alltid efter att effektivisera efterproduktionen maximalt. Framförallt genom att live göra produktionen så ”färdig” som möjligt. Efterproduktion är något som annars tar mycket tid och resurser i anspråk

Efter respektive sändning gör vi snarast de efterbearbetningar som arrangören beställt och hjälper om så önskas till med videoinslagens publicering för on demand och eventuell arkivering. Leverens kan som regel ske omedelbart via USB-sticka, eller senare via filöverföring/FTP eller DVD-skiva. Det står uppdragsgivaren fritt att låta sändningen finnas kvar i distributionskanalen ”on demand”, alternativt dölja/radera den

Senast när vår faktura slutbetalts överlämnar vi om så önskas till uppdragsgivaren såväl allt inspelat och bearbetat material som lösenord till de tjänster vi registrerat för uppdragsgivarens räkning.

 

5. Uppföljning

Efter livesändningen går vår produktionspersonal snarast igenom vad som fungerade bra, vad som kan göras bättre nästa gång samt diskuterar idéer till tjänste- och teknikutveckling.

Projektledaren tittar senare igenom inspelningarna för att kontrollera deras kvalité och stämmer av att allt levererats enligt avtal. Till sist arkiveras och säkerhetskopieras Westreamus interna dokumentation.

Efter ett tag kontaktar vi uppdragsgivaren för att kontrollera att denne är nöjd med vår insats. Samtidigt frågar vi efter eventuella synpunkter från dennes kollegor, tittare och övriga intressenter.

Uppdaterad: 2015-01-10