Westreamu AB värnar om allas personliga integritet. Vi strävar därför efter att de personuppgifter som vi samlar in ska behandlas och lagras på ett tryggt och säkert sätt i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR). För mer information se Integrationsskyddsmyndighetens introduktion.
Denna information beskriver allmänt hur Westreamu behandlar personuppgifter och vilka rättigheter du har. Mer specifik information ges direkt till de som berörs. Informationen här vänder sig till dig som är:
- kontaktperson hos vår kund, samarbetspartner eller leverantör
- aktivt medverkande i vår egna produktion (till exempel som programledare, föreläsare eller expert)
- åskådare eller förbipasserande i vår egna produktion
- anställd hos oss
- enskild frilansare eller praktikant hos oss
- intressent till oss (journalist, arbetssökande, branschkollega, etc)
- referens för oss (i utbildningsmaterial, inlägg i sociala medier, etc)
Innehåll
Vem är personuppgiftsansvarig?
Westreamu AB, organisationsnummer 556528-9617
Kontaktperson: Richard Gatarski, richard.gatarski@westreamu.se, +4670-8802627
I de fall vi samlat in och behandlat personuppgifter om dig som en del i en produktion för någon av våra uppdragsgivare har vi agerat som personuppgiftsbiträde. Det är då den organisationen som är personuppgiftsansvarig. Om du är osäker på vem som är ansvarig så kan vår kontaktperson hjälpa dig att hitta rätt.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress.
Även ljud- och bildupptagningar är personuppgifter. Eftersom vår verksamhet i huvudsak handlar om att producera videofilmer är det den typen av personuppgifter som dominerar i vår behandling.
Dataskyddsförordningen skiljer mellan vanliga personuppgifter och känsliga personuppgifter. Med känsliga personuppgifter menas bland annat uppgifter som avslöjar personens etniska ursprung, politiska åsikter, religionsåskådning eller sexuella läggning. Även uppgifter om personens hälsa och om personen tillhör en fackförening klassas som känsliga.
Varför samlar vi in och behandlar personuppgifter?
Vi använder personuppgifter för att på ett effektivt sätt utveckla, producera, distribuera, och arkivera våra produktioner samt för viss marknadsföring och administration av vår verksamhet. När det gäller ändamålen för marknadsföringen handlar dessa om att vårda och utveckla relationer med befintliga och potentiella kunder samt omvärlden.
Personuppgifter förekommer alltså i de ljud- och bildinspelningar vi gör, i produktionshanteringen och i kund- och leverantörs- samt ekonomidokumentationen.
Gemensamt är att personuppgifterna vi behandlar med få undantag är av okänslig karaktär. Personuppgifterna här är framförallt namn, titel, organisationstillhörighet, telefonnummer och e-postadresser samt datummärkta kalender-och planeringsanteckningar. Anteckningarna är då exempelvis produktionsspecifikationer, en persons roll/uppgift, tid och plats för genomförandet, utrustning som behövs, kostnader, leveransuppgifter och använda molntjänster.
Känsliga uppgifter kan till exempel handla om en produktion där funktionsnedsatta medverkar; en videoproduktion med religiösa inslag; ett politiskt möte; eller en videoproduktion med HBQT-representanter. Normalt sett kan vi dock anta att de personer som medverkar i sådana sammanhang har ett intresse av att vi behandlar deras personuppgifter.
Som personuppgiftsansvarig behandlar Westreamu som regel inte uppgifter om barn under 16 år. Ett undantag gäller PRAO-elever, där vi endast behandlar kontaktuppgifter och data som direkt rör det arbete eleven utfört. Samtycke inhämtas från förälder/skola i de fall personuppgifter publiceras.
Med vilka rättsliga grunder behandlar vi personuppgifter?
Generellt är avtal den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter som gäller representanter för våra kunder, samarbetspartners och leverantörer samt direkt med våra anställda och enskilda frilansare.
Samtycke utgör ibland laglig grund när personuppgifter behandlas för att marknadsföra vår verksamhet. Rättslig förpliktelse utgör grund för de personuppgifter som ingår i vår ekonomiska administration, som lönehantering och bokföring.
Intresseavvägning utgör den rättsliga grunden när vi för eget bruk, efter i varje fall enskilt övervägande, behandlar uppgifter där samtycke, avtal eller rättslig förpliktelse inte förekommer. Som regel handlar det då om svårigheter att inhämta samtycke, eller för att det initialt inte är aktuellt med ett formellt avtal. Det kan handla om flera saker, varav några exempel är följande. Kontaktinformation till tekniker på en konferensanläggning eller representant för en teknikleverantör. Ljud- och bildupptagning vid produktioner för att dokumentera eller marknadsföra vår verksamhet. Insamlande av utbildnings och informationsmaterial.
Även när det gäller publicering av bild- och kontaktinformation om våra anställda och frilansmedarbetare är intresseavvägning den lagliga grunden. Westreamus verksamhet är i hög grad är kundorienterad och bygger på personliga kontakter. Dock har de berörda tillfrågats och informerats om sina rättigheter.
Med vem och var delar vi personuppgifter?
Vi överför personuppgifter till andra organisationer endast när det krävs för att planera, genomföra, leverera/arkivera, eventuellt publicera produktioner samt administration av vår verksamhet. Sådan överföring sker till två typer av organisationer. Dels till de organisationer som medverkar i en produktion, dels till de molntjänster vi utnyttjar för att på ett effektivt sätt bedriva verksamheten. Sådana molntjänster är till exempel Google, Youtube, Dropbox och Wetransfer. Samtliga uppger att de noggrant hanterar integritet och datasäkerhet.
Vi har aldrig för avsikt att i strikt mening överföra personuppgifterna till ett land utanför EU/EES eller ett företag som inte erbjuder adekvat skyddsnivå (ej anslutit sig till ”Privacy shield”). Per definition är dock molntjänster globala, och många av dessa hanterar personuppgifter utanför EU/EES.
Hur länge sparar vi personuppgifter?
Westreamu värdesätter och strävar efter långsiktiga relationer med våra kunder, samarbetspartners och medarbetare. Verksamheten bygger på ett stort kontaktnät och ömsesidigt informationsbyte. Det är därför nödvändigt att spara personuppgifter även efter det att en produktion levererats, eller då ett garantiåtagande upphört gälla.
Om inte annat avtalats arkiverar vi produktionsdokumentationen i minst 10 år, räknat från senaste tidpunkt då något förändrats i produktionen. Utöver att vid specifika behov hämta data för en enskild produktion, gör ingen ytterligare behandling av personuppgifter i arkivet. Uppgifter i arkivet delas heller inte direkt med några andra organisationer. Gallring sker halvårsvis.
Vilka rättigheter har du?
Du har rätt att få veta om vi har personuppgifter om dig, och i så fall vilka. Du har även rätt att begära rättelse, överföring av uppgifter som du har lämnat till oss eller att vi begränsar behandlingen.
I vissa fall kan du ha rätt att få dina personuppgifter raderade. Får vi en sådan begäran prövar vi den enligt gällande lagstiftning.
För mer information se Integrationsskyddsmyndighetens information om dina rättigheter.
Uppdaterad 2023-01-01